es una guía para las entidades públicas que requieren ajustar los Manuales de Funciones y Competencias Laborales, y teniendo en cuenta que desde el 1° de enero de 2016 asumieron los nuevos mandatarios territoriales, Función Pública presenta a continuación las respuestas a las preguntas más frecuentes sobre este tema.

IMPORTANCIA DEL MANUAL DE FUNCIONES 

todas las empresas deben de contar con un manual de funciones. especialmente si es una empresa grande, donde se lleva un control de las funciones de los trabajadores de la empresa por áreas, es una herramienta eficiente tanto para las estrategias y objetivos de la empresa 

el manual de funciones es la definición de la estructura organizativa de una empresa, identifica la descripción de los diferentes puesto de trabajo, esta herramienta especifica requisitos del cargo, relacionados con otros procesos, responsabilidades y funciones.

UTILIDAD

• precisa el objetivo y las funciones encomendadas a cada órgano administrativo.
• proporciona información básica para la planeacion e instrumentación.
• permite el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución de las funciones, evitando la repetición de instrucciones y discretorios.
•  presenta una visión de conjunto de la entidad y los órganos administrativos.
• facilita a los órganos superiores la subordinados del trabajo de los órganos subordinados.
• es instrumento útil de orientación e información, sobre el que hacer de las unidades responsables.

ELEMENTOS

el manual de funciones debe tener los siguientes elementos:

• Identificación y ubicación del empleo.
• Contenido funcional: que comprende el propósito principal y la descripción de funciones esenciales del empleo.
• Conocimientos básicos o esenciales.
• Competencias Comporta mentales.
• Requisitos de formación académica y experiencia.

PASOS PARA ELABORAR UN MANUAL DE FUNCIONES

para la elaboración de un manual de funciones se debe realizar 7 pasos que son los siguientes:

1. Visita a la empresa y entrevista con los responsables para la obtención de información sobre: la organización de la empresa, el objetivo que tiene y las características de las diferentes áreas y puestos de trabajo.
2. Análisis del estado de la organización de la empresa.
3. Documentación y racionalización del estado actual de la organización.
4. Elaboración de un anteproyecto de manual de funciones.
5. Contrastar el contenido del anteproyecto con el personal de la empresa.
6. Modificación, correcciones y/o ampliaciones del anteproyecto si las hubiera.
7. Presentación del manual de funciones de la empresa.

CARACTERIZACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES

• Los manuales deben actualizarse anualmente, reflejar el entorno legal del momento y ser coherentes con la filosofía general de las relaciones internas de la empresa.
• Los manuales en formato electrónico reducen los costes de edición, pues los empleados sólo tienen que imprimir las páginas que les interesan.
• Para evitar estas interpretaciones restrictivas de los tribunales, los empresarios pueden incluir al final del manual una nota manifestando que los empleados pueden ser despedidos sin necesidad de justificación y que el manual no constituye un contrato de empleo, sino más bien un conjunto de directrices. 
• Algunas empresas incluso van más lejos para protegerse: exigen a todos los nuevos empleados que firmen un acuse de recibo del manual del empleado, señalando que lo utilizarán para conocer las normas, regulaciones y políticas de la empresa y que saben que no es un contrato. La tabla No.1 muestra un ejemplo de acuse de recibo de un manual el empleado.
• Con todo, los manuales del empleado pueden ayudar a prevenir o resolver problemas con la plantilla. 
• No es raro encontrar que los propietarios de la empresa ponen a sus hijos en posiciones de poder y les conceden salarios, títulos y privilegios que se deniegan a empleados mejor cualificados o con más experiencia. 
• En las empresas familiares, donde suele ser habitual que los propietarios vayan formando y preparando a sus hijos, hijas u otros familiares para que tomen las riendas de la empresa, el nepotismo se da por sentado. En estas situaciones, la cuestión consiste en saber el grado de nepotismo aceptable

ELEMENTOS DEL MANUAL DE FUNCIONES

El manual de funciones como herramienta de gestión, es elaborado teniendo en cuenta aspectos como manuales existentes en la organización, políticas, acuerdos, leyes, normas y estatutos que permitan su creación o actualización. 

OBJETIVO GENERAL

Apoyo y orientación en la gestión del talento humano, nos sirve como fuente de información a dudas o consultas con todo lo que tiene que ver con: sobre el nivel, dependencia, jefe inmediato, resumen de cargos, funciones, perfil requerido y competencias exigidas para el desempeño de cada cargo establecido en la organización. 

OBJETIVO ESPECIFICO

• Generar en los trabajadores el compromiso con el desempeño eficiente de los empleos entregándoles la información básica sobre los mismos. 
• Facilitar el ejercicio del auto control 
• Especificar los requerimientos de los empleos en términos de conocimientos, experiencia y competencias como medio para orientar la búsqueda y selección de personal con los perfiles adecuados para ocuparlo.  

METODOLOGÍA

se determina cual fue la herramienta o método para realizar el manual de funciones para así, recopilar la información requerida para su elaboración ya podría ser tales como: 

entrevista o cuestionario etc.

ASPECTOS DEL CARGO

Nombre del cargo: Denominación otorgada al cargo dentro.

 Nivel funcional: Es el ordenamiento establecido para los diferentes cargos tomando como base los niveles jerárquicos establecidos en la organización. 

Dependencia: Se determina teniendo en cuenta las directrices establecidas por la organización (acuerdos, disposiciones)

 Jefe inmediato: Hace referencia al cargo de la persona responsable de la dependencia.

Naturaleza del cargo: Hace referencia a si el cargo esta creado por estatutos o políticas e la organización. 

Número de cargos: Corresponde al número de cargos por nombre y nivel asignados en cada dependencia, departamento o área.

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RESUMEN DEL CARGO

Resumen de la razón de ser del cargo dentro de la institución y las funciones en general. Por ejemplo, (controlar el uso adecuado de los laboratorios, así como de los implemento y materiales existentes).

PERFIL REQUERIDO

 refiere a los requerimientos académicos, de experiencia laboral y competencias (administrativas, laborales y humanas), establecidos a través de estatutos, políticas y acuerdos de la organización. 

• EDUCACIÓN: nivel de escolaridad.
• EXPERIENCIA LABORAL: Se refiere al tiempo laborado requerido con el fin de demostrar experiencia general.
• COMPETENCIAS: administrativas, laborales y humanas.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

Son las tareas y actividades que deben ser realizadas por el trabajador, como pueden ser la siguientes:

1.  Mantener inventarios actualizados de los equipos, instrumentos, material de laboratorio, reactivos, instalaciones generales, y demás recursos asignados al laboratorio y rendir un informe de dicho inventario.
2. Responder por los bienes, control y manejo de los equipos del almacén de laboratorio y de los laboratorios cargo.
3. Preparar previamente los equipos y materiales para las prácticas de laboratorio.
4. Velar por la custodia, verificación, mantenimiento y manejo de los equipos que se encuentren en el laboratorio.